Anfragen auslesen & strukturieren
Aus Mail, PDF, Formular oder Foto werden Kunde, Positionen, Mengen, Termine und Sonderwünsche extrahiert und als strukturierte Anfrage ins CRM oder ERP übernommen – mit Hinweis auf fehlende Angaben.
ANWENDUNGSBEISPIEL 04 · DOKUMENTE, ANGEBOTE & VERTRÄGE
Dokumente & Angebote automatisieren: lesen, verstehen, erzeugen – ohne Abtippen.
Anfragen kommen als Mail-Text, PDF, Excel oder Foto. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen entstehen aus denselben Daten – heute per Copy & Paste zwischen Posteingang, Kalkulation und Word. KI liest unstrukturierte Dokumente, holt die relevanten Daten heraus und füllt Ihre Vorlagen; Menschen prüfen und geben frei. Das Ergebnis: Angebote in Minuten, weniger Fehler, mehr Zeit für Kunden.
Das Problem: Dieselben Daten, fünfmal getippt
Die Kundin schreibt eine Anfrage, jemand liest sie, überträgt Positionen in die Kalkulation, kopiert Preise ins Angebot, später in die Auftragsbestätigung, dann in die Rechnung. Bei Ausschreibungen und Verträgen lesen Fachleute Dutzende Seiten, um drei relevante Klauseln zu finden. Jeder Übertrag kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Klassische Automatisierung scheiterte bisher am ersten Schritt: dem Verstehen freier Texte und PDFs. Genau das können Sprachmodelle heute zuverlässig – wenn Regeln, Prüfung und Freigabe drumherum stimmen.
Typische Beispiele für Dokumentenautomatisierung
Angebote aus Vorlagen erzeugen
Strukturierte Anfrage plus Preislogik ergibt das Angebot: Positionen, Texte, Konditionen, Layout – als PDF oder direkt im System. Der Vertrieb prüft und schickt, statt zu formulieren.
Ausschreibungen & Verträge zusammenfassen
Lange Dokumente werden auf Ihre Prüfkriterien hin gelesen: Fristen, Anforderungen, Haftung, Zahlungsbedingungen, Ausschlusskriterien – als Übersicht mit Seitenverweis, nicht als Ersatz für die juristische Prüfung.
Belege & Rechnungen zuordnen
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, Bestellung und Lieferschein zugeordnet, Abweichungen markiert, Buchungsvorschlag erstellt. Vorbereitung für die Buchhaltung oder Übergabe an DATEV, Lexoffice und Co.
Berichte, Protokolle & Dokumentation
Aus Notizen, Fotos und Sprachnachrichten entstehen Baustellen-, Service- oder Projektberichte in Ihrer Struktur – vollständig, einheitlich, am selben Tag.
Übersetzungen & Varianten
Angebote, Datenblätter und Anleitungen in mehreren Sprachen und Varianten konsistent halten – eine Quelle, alle Fassungen automatisch aktualisiert.
Beispiel: Angebot per Klick aus Planungsdaten
Mehrere Wochen Arbeitszeit pro Jahr gespart
Für einen Anbieter von Geländebeleuchtung wurde die komplette Angebotskette automatisiert: Aus der 3D-Planung werden Positionen und Flächen gezogen, nach einer Mischkalkulation berechnet und als PDF-Angebot erzeugt – aus Stunden Rechenarbeit wurde ein Klick. Die Infografik zeigt den Weg vom Plan zum echten, anonymisierten Angebot.
Projekt mit Angebots-Infografik ansehen →
Für wen
- Handwerk, Handel und Dienstleister mit vielen Anfragen und Angeboten pro Woche.
- Fertigung und Zulieferer – Anfragen mit Zeichnungen, Stücklisten und technischen Anforderungen.
- Bau, Planung und Ingenieurbüros – Ausschreibungen prüfen, Leistungsverzeichnisse erstellen, Berichte dokumentieren.
- Verwaltung, Kanzleien und Verbände – Posteingang, Anträge und Vertragsprüfung strukturieren.
Technologie & Datenschutz
Dokumente werden per OCR und Sprachmodell gelesen, die extrahierten Daten gegen Regeln und Stammdaten geprüft und in Ihre Vorlagen (Word, PDF, ERP-Belege) gefüllt. Verarbeitung wahlweise über europäische Anbieter, Azure OpenAI mit EU-Datenverarbeitung oder lokal – Kunden- und Vertragsdaten verlassen das Unternehmen nur, wenn Sie das entscheiden. Kein Dokument wird ohne Freigabe verschickt; jede Extraktion zeigt, woher der Wert stammt. Einstieg über meine Pakete: vom AI-Potenzial-Check bis zum Automatisierungs-Sprint mit einem Dokumentenprozess. Umsetzung und Betrieb werden passend zum Umfang angeboten.
Häufige Fragen
Wie genau liest die KI unsere Dokumente?
Bei gut lesbaren Dokumenten sehr zuverlässig; bei Fotos, Handschrift oder ungewöhnlichen Layouts werden unsichere Felder markiert und zur Prüfung vorgelegt. Die Trefferquote steigt, weil Regeln und Beispiele aus Ihrem Alltag hinterlegt werden.
Verschickt das System Angebote automatisch?
Nur wenn Sie das für definierte Fälle freigeben. Standard ist: Die KI erstellt den Entwurf, ein Mensch prüft und sendet. Für Standardanfragen mit festen Preisen ist der vollautomatische Versand möglich.
Funktioniert das mit unserem ERP oder unserer Buchhaltung?
In der Regel ja – über Schnittstellen, Import-Formate oder direkt in Word/Excel-Vorlagen. Lexoffice, DATEV, SAP, HubSpot und ähnliche Systeme haben dokumentierte Anbindungen.
Arbeiten Sie nur in Hamburg?
Die KI-Beratung ist in Hamburg zu Hause, Dokumentenprozesse lassen sich vollständig remote aufnehmen und automatisieren – deutschlandweit.
Welches Dokument tippen Sie am häufigsten ab?
Schicken Sie mir ein anonymisiertes Beispiel. Im kostenlosen Erstgespräch zeige ich, wie viel davon automatisch entstehen kann – und was das kostet.