Posteingang vorsortieren
E-Mails werden nach Anliegen klassifiziert (Anfrage, Rechnung, Reklamation, Bewerbung), relevante Daten extrahiert, in Ticket-, CRM- oder Buchhaltungssystem übergeben und mit einem Antwortentwurf versehen.
ANWENDUNGSBEISPIEL 01 · PROZESSAUTOMATISIERUNG
Prozessautomatisierung mit KI: Was jede Woche gleich läuft, muss niemand mehr von Hand machen.
Die meisten Unternehmen verlieren Zeit nicht an großen Problemen, sondern an kleinen, wiederkehrenden Schritten: E-Mails sortieren, Daten von A nach B übertragen, Berichte zusammenstellen, Rechnungen abgleichen, Termine nachhalten. Ich finde die Prozesse, bei denen Automatisierung sich rechnet, und baue sie – mit Skripten, Schnittstellen und KI, wo Regeln allein nicht reichen.
Woran man einen automatisierbaren Prozess erkennt
Er wiederholt sich (täglich, wöchentlich, pro Auftrag), er folgt erkennbaren Regeln, er beginnt mit Daten, die bereits digital vorliegen – und er kostet jemanden Zeit, der eigentlich anderes tun sollte. Klassische Automatisierung scheitert oft an unstrukturierten Eingaben: freie E-Mail-Texte, PDFs, Fotos, Sprachnachrichten. Genau dort ergänzt KI: Sie liest, versteht und strukturiert – die eigentliche Verarbeitung bleibt regelbasiert und nachvollziehbar.
Typische Beispiele für Prozessautomatisierung
Daten zwischen Systemen übertragen
Bestellungen aus dem Shop ins ERP, Leads aus dem Formular ins CRM, Zeiten aus der App in die Lohnabrechnung – per Schnittstelle statt Copy & Paste, mit Prüfregeln und Fehlerprotokoll.
Wiederkehrende Berichte erzeugen
Wochen- und Monatsberichte, Auslastung, Umsatz, Projektstatus werden aus den Quellsystemen gezogen, zusammengefasst und als PDF, Dashboard oder Mail verschickt – inklusive Kommentar in Klartext.
Belege & Rechnungen abgleichen
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, Abweichungen markiert und zur Freigabe vorgelegt – der Mensch entscheidet, die Software prüft.
Termine, Fristen & Nachverfolgung
Angebote ohne Antwort, ablaufende Verträge, Wartungsintervalle: Die Automatisierung erinnert, erstellt Nachfass-Entwürfe und eskaliert, wenn nichts passiert.
Sprachnachrichten & Notizen strukturieren
Diktate vom Außendienst oder von der Baustelle werden transkribiert, in Felder zerlegt (Kunde, Aufgabe, Material, Termin) und als Auftrag oder Protokoll abgelegt.
Beispiel-Szenario: Angebotserstellung aus Planungsdaten
Von Stunden Rechenarbeit zu einem Klick
Ein Anbieter von Geländebeleuchtung kalkulierte jedes Angebot per Mischkalkulation aus Fläche und Technik – Stunden pro Anfrage. Heute gehen die Planungsdaten an einen Webserver, das Angebot wird nach der hinterlegten Logik berechnet und als PDF erzeugt. Ergebnis: mehrere Wochen gesparte Arbeitszeit pro Jahr, keine Rechenfehler, sofortige Antwort an den Kunden.
Projekt ansehen →So gehe ich vor
- Prozess aufnehmen – mit den Menschen, die ihn täglich machen: Auslöser, Schritte, Systeme, Ausnahmen, Zeitaufwand.
- Bewerten & priorisieren – Nutzen, Aufwand, Risiko, Akzeptanz. Nicht alles, was automatisierbar ist, sollte zuerst automatisiert werden.
- Bauen & testen – Automatisierung läuft zunächst parallel zum Handbetrieb; Abweichungen werden geprüft, Regeln geschärft.
- Übergeben & überwachen – Dokumentation, Fehlerprotokoll, Benachrichtigung bei Problemen, Schulung einer internen Person.
Technologie & Datenschutz
Automatisierungen entstehen als Skripte und Dienste in Python oder JavaScript mit Anbindung an Ihre Systeme über Schnittstellen (REST, E-Mail, Dateiablage, Datenbanken). Für unstrukturierte Eingaben kommen aktuelle Sprachmodelle zum Einsatz – wahlweise über europäische Anbieter oder lokal betrieben, ohne dass Kundendaten das Unternehmen verlassen. Jeder automatisierte Schritt wird protokolliert und ist rückgängig zu machen. Der Einstieg läuft über meine Pakete: vom AI-Potenzial-Check bis zum Automatisierungs-Sprint mit einem Prozess in vier Wochen. Umsetzung, Betrieb und Monitoring werden passend zum Umfang angeboten.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Welche Prozesse lohnen sich zuerst?
Die mit hohem Volumen, klaren Regeln und digitalen Eingangsdaten – typischerweise Posteingang, Datenübernahme zwischen Systemen und wiederkehrende Berichte. Im AI-Potenzial-Check bewerten wir Ihre Prozesse nach Nutzen und Aufwand und starten mit dem größten Hebel.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Automatisierungen laufen zunächst parallel zum Handbetrieb und entscheiden nie allein über kritische Schritte. Abweichungen werden markiert, protokolliert und einem Menschen vorgelegt. Rollback ist immer möglich.
Brauchen wir dafür neue Software oder Abos?
In der Regel nicht. Die Automatisierung arbeitet mit Ihren bestehenden Systemen über Schnittstellen. Statt eines weiteren Abos entsteht ein eigenes, dokumentiertes Werkzeug, das Ihnen gehört.
Arbeiten Sie nur in Hamburg?
Die KI-Beratung ist in Hamburg zu Hause, Prozessaufnahme und Umsetzung funktionieren remote deutschlandweit – Workshops vor Ort in Hamburg, Braunschweig und Norddeutschland.
Welcher Prozess nervt Sie jede Woche?
Beschreiben Sie ihn mir in zwei Sätzen. Im kostenlosen Erstgespräch sage ich ehrlich, ob er sich automatisieren lässt – und was das kostet.